Політика конфіденційності

Положення про обробку і захист персональних даних у базах персональних даних, власником яких є продавець (інтернет-магазин «PlayStore Україна»)

Зміст

1. Загальні поняття та сфера застосування
2. Перелік баз персональних даних
3. Мета обробки персональних даних
4. Порядок обробки персональних даних: отримання згоди, повідомлення про права та дії з персональними даними суб’єкта персональних даних
5. Місцезнаходження бази персональних даних
6. Умови розкриття інформації про персональні дані третім особам
7. Захист персональних даних: способи захисту, відповідальна особа, працівники, які безпосередньо здійснюють обробку та/або мають доступ до персональних даних у зв’язку з виконанням своїх службових обов’язків, строк зберігання персональних даних
8. Права суб’єкта персональних даних
9. Порядок роботи з запитами суб’єкта персональних даних
10. Контроль за дотриманням законодавства про захист персональних даних

1. Загальні поняття та сфера застосування

1.1. Визначення термінів:

• база персональних даних — іменована сукупність упорядкованих персональних даних в електронній формі та/або у формі картотек персональних даних;
• відповідальна особа — визначена особа, яка організовує роботу, пов’язану із захистом персональних даних при їх обробці, відповідно до закону;
• володілець бази персональних даних — фізична або юридична особа, якій законом або за згодою суб’єкта персональних даних надано право на обробку цих даних, яка затверджує мету обробки персональних даних у цій базі даних, встановлює склад цих даних та процедури їх обробки, якщо інше не визначено законом;
• загальнодоступні джерела персональних даних — довідники, адресні книги, реєстри, списки, каталоги, інші систематизовані збірники відкритої інформації, які містять персональні дані, розміщені та опубліковані з відома суб’єкта персональних даних. Не вважаються загальнодоступними джерелами персональних даних соціальні мережі та інтернет-ресурси, в яких суб’єкт персональних даних залишає свої персональні дані (окрім випадків, коли суб’єктом персональних даних прямо зазначено, що персональні дані розміщені з метою їх вільного поширення та використання);
• згода суб’єкта персональних даних — будь-яке документоване, добровільне волевиявлення фізичної особи щодо надання дозволу на обробку її персональних даних відповідно до сформульованої мети їх обробки;
• знеособлення персональних даних — вилучення відомостей, які дають змогу ідентифікувати особу;
• обробка персональних даних — будь-яка дія або сукупність дій, здійснених повністю або частково в інформаційній (автоматизованій) системі та/або в картотеках персональних даних, які пов’язані зі збиранням, реєстрацією, накопиченням, зберіганням, адаптуванням, зміною, поновленням, використанням і поширенням (розповсюдженням, реалізацією, передачею), знеособленням, знищенням відомостей про фізичну особу;
• персональні дані — відомості чи сукупність відомостей про фізичну особу, яка ідентифікована або може бути конкретно ідентифікована;
• розпорядник бази персональних даних — фізична чи юридична особа, якій володільцем бази персональних даних або законом надано право обробляти ці дані. Не є розпорядником бази персональних даних особа, якій володільцем та/або розпорядником бази персональних даних доручено здійснювати роботи технічного характеру з базою персональних даних без доступу до змісту персональних даних;
• суб’єкт персональних даних — фізична особа, стосовно якої відповідно до закону здійснюється обробка її персональних даних;
• третя особа — будь-яка особа, за винятком суб’єкта персональних даних, володільця чи розпорядника бази персональних даних та уповноваженого державного органу з питань захисту персональних даних, якій володільцем чи розпорядником бази персональних даних здійснюється передача персональних даних відповідно до закону;
• особливі категорії даних — персональні дані про расове або етнічне походження, політичні, релігійні або світоглядні переконання, членство в політичних партіях та професійних спілках, а також дані, що стосуються здоров’я, статевого життя, біометричних або генетичних даних особи.

1.2. Дане Положення обов’язкове для застосування відповідальною особою та співробітниками Продавця (ФОП), які безпосередньо здійснюють обробку та/або мають доступ до персональних даних у зв’язку з виконанням своїх службових чи трудових обов’язків.

2. Перелік баз персональних даних

2.1. Продавець є володільцем таких баз персональних даних:

2.1.1. База персональних даних клієнтів (контрагентів) та користувачів інтернет-магазину «PlayStore Україна».

3. Мета обробки персональних даних

3.1. Метою обробки персональних даних є забезпечення реалізації цивільно-правових та господарських відносин.

3.2. Обробка здійснюється задля надання, отримання та здійснення розрахунків за придбані Товари, надані сервісні Услуги та ремонт обладнання, а також участь у програмі Trade-in (Трейд-ін).

3.3. Обробка персональних даних здійснюється відповідно до Податкового кодексу України, Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», Закону України «Про захист прав споживачів» та Закону України «Про електронну комерцію».

4. Порядок обробки персональних даних: отримання згоди, повідомлення про права та дії з персональними даними суб’єкта персональних даних

4.1. Згода суб’єкта персональних даних має бути добровільним волевиявленням фізичної особи щодо надання дозволу на обробку її персональних даних відповідно до сформульованої мети їхньої обробки.

4.2. Згода суб’єкта персональних даних може бути надана у таких формах:

4.2.1. Документ на паперовому носії з реквізитами, що дає змогу ідентифікувати цей документ і фізичну особу.

4.2.2. Електронний документ, який має містити обов’язкові реквізити, що дають змогу ідентифікувати цей документ та фізичну особу. Добровільне волевиявлення фізичної особи щодо надання дозволу на обробку її персональних даних доцільно засвідчувати електронним підписом суб’єкта персональних даних.

4.2.3. Відмітка (проставлення галочки / чекбоксу) на електронній сторінці документа чи в електронному файлі, що обробляється в інформаційній системі (інтернет-сайті) на основі документованих програмно-технічних рішень під час оформлення замовлення або реєстрації.

4.3. Згода суб’єкта персональних даних надається під час оформлення цивільно-правових відносин або під час реєстрації та оформлення замовлення на Сайті відповідно до чинного законодавства.

4.4. Повідомлення суб’єкта персональних даних про включення його персональних даних до бази персональних даних, права, визначені Законом України «Про захист персональних даних», мету збору даних та осіб, яким передаються його персональні дані, здійснюється під час оформлення цивільно-правових відносин або під час реєстрації та здійснення покупки на Сайті через ознайомлення з цим Положенням.

4.5. Обробка персональних даних про расове або етнічне походження, політичні, релігійні або світоглядні переконання, членство в політичних партіях та професійних спілках, а також даних, що стосуються здоров’я чи статевого життя (особливі категорії даних), повністю забороняється.

5. Місцезнаходження бази персональних даних

5.1. Бази персональних даних, зазначені у розділі 2 цього Положення, знаходяться в інформаційній системі інтернет-магазину на захищених хостинг-серверах та за фактичною (юридичною) адресою Продавця.

6. Умови розкриття інформації про персональні дані третім особам

6.1. Порядок доступу до персональних даних третіх осіб визначається умовами згоди суб’єкта персональних даних, наданої володільцю персональних даних на обробку цих даних, або відповідно до вимог закону.

6.2. Доступ до персональних даних третій особі не надається, якщо зазначена особа відмовляється взяти на себе зобов’язання щодо забезпечення виконання вимог Закону України «Про захист персональних даних» або неспроможна їх забезпечити.

6.3. Суб’єкт відносин, пов’язаних з персональними даними, подає запит щодо доступу до персональних даних володільцю персональних даних.

6.4. У запиті обов’язково зазначаються:

6.4.1. Прізвище, ім’я та по батькові, місце проживання (місце перебування) і реквізити документа, що посвідчує фізичну особу, яка подає запит (для фізичної особи — заявника).

6.4.2. Найменування, місцезнаходження юридичної особи, яка подає запит, посада, прізвище, ім’я та по батькові особи, яка засвідчує запит; підтвердження того, що зміст запиту відповідає повноваженням юридичної особи (для юридичної особи — заявника).

6.4.3. Прізвище, ім’я та по батькові, а також інші відомості, що дають змогу ідентифікувати фізичну особу, стосовно якої робиться запит.

6.4.4. Відомості про базу персональних даних, стосовно якої подається запит, чи відомості про володільця чи розпорядника цієї бази персональних даних.

6.4.5. Перелік персональних даних, що запитуються.

6.4.6. Мета та/або правові підстави для запиту.

6.5. Строк вивчення запиту на предмет його задоволення не може перевищувати десяти робочих днів з дня його надходження.

6.6. Протягом цього строку володілець бази персональних даних доводить до відома особи, яка подає запит, що запит буде задоволено або відповідні персональні дані не підлягають наданню, із зазначенням підстави, визначеної у відповідному нормативно-правовому акті.

6.7. Запит задовольняється протягом тридцяти календарних днів з дня його надходження, якщо інше не передбачено законом.

6.8. Відстрочення доступу до персональних даних третіх осіб допускається у разі, якщо необхідні дані не можуть бути надані протягом тридцяти календарних днів з дня надходження запиту.

6.9. При відстроченні загальний термін вирішення питань, порушених у запиті, не може перевищувати сорока п’яти календарних днів.

6.10. Повідомлення про відстрочення доводиться до відома третьої особи, яка подала запит, у письмовій (або електронній) формі з роз’ясненням порядку оскарження такого рішення.

6.11. У повідомленні про відстрочення обов’язково зазначаються:

6.11.1. Прізвище, ім’я та по батькові посадової особи.

6.11.2. Дата відправлення повідомлення.

6.11.3. Причина відстрочення.

6.11.4. Строк, протягом якого буде задоволено запит.

6.12. Відмова у доступі до персональних даних допускається, якщо доступ до них заборонено згідно із законом.

6.13. У повідомленні про відмову зазначаються:

6.13.1. Прізвище, ім’я, по батькові посадової особи, яка відмовляє у доступі.

6.13.2. Дата відправлення повідомлення.

6.13.3. Причина відмови.

6.14. Рішення про відстрочення або відмову в доступі до персональних даних може бути оскаржено до Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини або до суду.

7. Захист персональних даних: способи захисту, відповідальна особа, працівники, які безпосередньо здійснюють обробку та/або мають доступ до персональних даних у зв’язку з виконанням своїх службових обов’язків, строк зберігання персональних даних

7.1. Володілець бази персональних даних обладнаний системними, програмно-технічними засобами та засобами зв’язку, які запобігають втратам, крадіжкам, несанкціонованому знищенню, викривленню, підробленню, копіюванню інформації і відповідають вимогам міжнародних та національних стандартів безпеки (зокрема, використання SSL-шифрування на Сайті).

7.2. Відповідальна особа організовує роботу, пов’язану із захистом персональних даних при їх обробці, відповідно до закону. Відповідальна особа визначається наказом (рішенням) ФОП (Володільця бази персональних даних).

7.3. Обов’язки відповідальної особи щодо організації роботи, пов’язаної із захистом персональних даних при їх обробці, зазначаються у внутрішніх інструкціях та правилах Продавця.

7.4. Відповідальна особа зобов’язана:

7.4.1. Знати чинне законодавство України в сфері захисту персональних даних.

7.4.2. Розробити та контролювати процедури доступу до персональних даних співробітників відповідно до їхніх професійних, службових або трудових обов’язків (наприклад, кур’єри, менеджери з продажів, майстри сервісного центру).

7.4.3. Забезпечити виконання співробітниками Володільця вимог законодавства України в сфері захисту персональних даних та внутрішніх документів щодо їх безпеки.

7.4.4. Розробити порядок внутрішнього контролю за дотриманням вимог законодавства.

7.4.5. Повідомляти Володільця про факти порушень співробітниками вимог безпеки у термін не пізніше одного робочого дня з моменту виявлення таких порушень.

7.4.6. Забезпечити зберігання документів та електронних логів, що підтверджують надання суб’єктом персональних даних згоди на обробку своїх персональних даних.

7.5. З метою виконання своїх обов’язків відповідальна особа має право:

7.5.1. Отримувати необхідні документи та розпорядчі рішення, видані ФОП, пов’язані з обробкою персональних даних.

7.5.2. Робити копії з отриманих документів, у тому числі копії файлів, логів та записів, що зберігаються в базах даних сайту чи CRM-системі магазину.

7.5.3. Вносити на розгляд пропозиції щодо покращення технічних методів захисту даних на Сайті.

7.5.4. Одержувати пояснення від працівників з питань здійснення обробки персональних даних.

7.5.5. Підписувати та візувати документи в межах своєї компетенції.

7.6. Працівники, які безпосередньо здійснюють обробку та/або мають доступ до персональних даних у зв’язку з виконанням своїх службових (трудових) обов’язків, зобов’язані дотримуватись вимог законодавства України в сфері захисту персональних даних та цього Положення.

7.7. Працівники, що мають доступ до персональних даних, зобов’язані не допускати розголошення у будь-який спосіб персональних даних, які їм було довірено або які стали відомі у зв’язку з виконанням трудових обов’язків.

7.8. Зобов’язання про нерозголошення персональних даних залишається чинним і після припинення працівниками діяльності, пов’язаної з персональними даними (зокрема, після звільнення), крім випадків, установлених законом.

7.9. Особи, що мають доступ до персональних даних, у разі порушення ними вимог Закону України «Про захист персональних даних» несуть цивільну, адміністративну або кримінальну відповідальність згідно із законодавством України.

7.10. Персональні дані не повинні зберігатися довше, ніж це необхідно для мети, для якої такі дані зберігаються, але у будь-якому разі не довше строку зберігання даних, визначеного згодою суб’єкта персональних даних (якщо інший строк не передбачено податковим чи бухгалтерським законодавством України).

8. Права суб’єкта персональних даних

8.1. Суб’єкт персональних даних має право:

8.1.1. Знати про місцезнаходження бази персональних даних, яка містить його персональні дані, її призначення та найменування, місцезнаходження володільця або розпорядника цієї бази або дати відповідне доручення щодо отримання цієї інформації уповноваженим ним особам, крім випадків, встановлених законом.

8.1.2. Отримувати інформацію про умови надання доступу до персональних даних, зокрема інформацію про третіх осіб, яким передаються його персональні дані, що містяться у відповідній базі персональних даних.

8.1.3. На доступ до своїх персональних даних, що містяться у відповідній базі персональних даних.

8.1.4. Отримувати не пізніш як за тридцяти календарних днів з дня надходження запиту, крім випадків, передбачених законом, відповідь про те, чи зберігаються його персональні дані у відповідній базі, а також отримувати зміст його персональних даних, які зберігаються.

8.1.5. Пред’являти вмотивовану вимогу із запереченням проти обробки своїх персональних даних.

8.1.6. Пред’являти вмотивовану вимогу щодо зміни або знищення своїх персональних даних будь-яким володільцем та розпорядником цієї бази, якщо ці дані обробляються незаконно чи є недостовірними.

8.1.7. На захист своїх персональних даних від незаконної обробки та випадкової втрати, знищення, пошкодження у зв’язку з умисним приховуванням, ненаданням чи несвоєчасним їх наданням, а також на захист від надання відомостей, що є недостовірними чи ганьблять честь, гідність та ділову репутацію фізичної особи.

8.1.8. Звертатися з питань захисту своїх прав щодо персональних даних до органів державної влади, зокрема до Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини, або до суду.

8.1.9. Застосовувати засоби правового захисту в разі порушення законодавства про захист персональних даних.

8.1.10. Вносити застереження стосовно обмеження права на обробку своїх персональних даних під час надання згоди.

8.1.11. Відкликати згоду на обробку персональних даних.

8.1.12. Знати механізм автоматичної обробки персональних даних.

8.1.13. На захист від автоматизованого рішення, яке має для нього юридичні наслідки.

9. Порядок роботи з запитами суб’єкта персональних даних

9.1. Суб’єкт персональних даних має право на одержання будь-яких відомостей про себе у будь-якого суб’єкта відносин, пов’язаних з персональними даними, без зазначення мети запиту, крім випадків, установлених законом.

9.2. Доступ суб’єкта персональних даних до даних про себе здійснюється повністю безоплатно.

9.3. Суб’єкт персональних даних подає запит щодо доступу до персональних даних володільцу бази персональних даних.

9.4. У запиті обов’язково зазначаються:

9.4.1. Прізвище, ім’я та по батькові, місце проживання (місце перебування) і реквізити документа, що посвідчує особу суб’єкта персональних даних.

9.4.2. Інші відомості, що дають змогу ідентифікувати особу суб’єкта персональних даних.

9.4.3. Відомості про базу персональних даних, стосовно якої подається запит, чи відомості про володільця чи розпорядника цієї бази.

9.4.4. Перелік персональних даних, що запитуються.

9.5. Строк вивчення запиту на предмет його задоволення не може перевищувати десяти робочих днів з дня його надходження.

9.6. Протягом цього строку володілець бази персональних даних доводить до відома суб’єкта персональних даних, що запит буде задоволено або відповідні персональні дані не підлягають надання, із зазначенням підстави, визначеної у відповідному законодавчому акті.

9.7. Запит задовольняється протягом тридцяти календарних днів з дня його надходження, якщо інше не передбачено законом.

10. Контроль за дотриманням законодавства про захист персональних даних

10.1. Державний реєстр баз персональних даних та обов’язкова державна реєстрація баз персональних даних в Україні скасовані з 1 січня 2014 року відповідно до Закону України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо удосконалення системи захисту персональних даних».

10.2. Державній контроль за дотриманням законодавства про захист персональних даних у межах повноважень, визначених законом, здійснюється Уповноваженим Верховної Ради України з прав людини (Омбудсменом).

10.3. Суб’єкт персональних даних має право звернутися зі скаргою на порушення його прав у сфері захисту персональних даних безпосередньо до Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини або до суду відповідно до чинного законодавства.